trimco - Vertrags­ver­wal­tung (Notes)

"trimco Vertragsverwaltung (Notes)" ist die sichere und benutzer­freund­liche Lösung zur Ver­wal­tung all Ihrer Verträge.

Auf einen Blick wer­den Ihnen alle Verträge übersichtlich dar­ge­stellt. Sie sehen die wich­tigs­ten Termine, Fristen, Verant­wort­liche, ggf. Zah­lungs­beträge sowie weitere Daten. Sie können damit selbst Ihre unterschiedlichen Vertragsdaten (u.a. auch Lizenzen) verwalten und individuelle Felder für die jeweiligen Vertrags­arten (z.Bsp. Supportzeiten, Versicherungsselbst­behalt, Mietobjektflächen, Smartphone SIM-Karten-Nr., u.v.a.) und sogar ganze Formularerweiterungsbereiche (z.Bsp. für Datenschutzprüfung, MA-Risk-Relevanz, etc.) einbinden.

Ein Effekt Ihrer Arbeit: In Ihrem Unter­nehmen werden nie wieder Kündi­gungs­­termine vergessen! Einfach eine der ver­schie­denen Erinne­rungs­mög­lich­keiten im Vertrag aktivieren und die hinterlegten Vertragsverantwortlichen erhalten zum jeweiligen Zeitpunkt eine Benach­rich­tigung per Email.

• Übersichtliche Darstellung und Überblicke der Verträge im Unternehmen
• Einbindung individueller Ansichten in die Menüstruktur
• Nutzung von Vorlagen u.a. für individuelle Vertragsart-bezogene Felder
• Flexible und detaillierte Hinterlegung der Vertrags- und Zahlungsdaten
• Erfassung und Verwaltung von Lizenzverträgen möglich
• Einstellung der Lese- & Bearbeitungsberechtigungen; Sekretariats-Funktion
• Integrierte Automatik zur täglichen Aktualisierung der Vertragsdaten (Mindestlaufzeiten, Kündigungsfristen, Zahlungen, Erinnerungen, etc.)
• Anhängen eingescannter Verträge (als Text, PDF, TIF, o.ä.) an die jeweiligen Vertragsdokumente
• Einbindung verschiedener Erinnerungstermine zur automatischen Email-Benachrichtigung des Vertragsverantwortlichen vor z.B. der nächsten Zahlung, dem Vertragsende, dem Ende der Mindestlaufzeit oder der Kündigungsfrist

• Erstellung von Wiedervorlagen, deren turnusgemäße Durchführungen bestätigt werden müssen
• Erfassung von Aus- und Einzahlungen in Zahlungsdokumenten (automatische Erstellung einer Zahlungshistorie)
• Zusammenfassungsfunktion für geleistete Zahlungen (Gesamtzeit & aktuelles Jahr) sowie noch anstehende Zahlungen für das aktuelle Jahr
• Lückenlose Dokumentation der Dokumentbearbeitungen
• Funktion "Vertragskopie" zur leichteren Erfassung gleichartiger Verträge
• Korrespondenzfunktion mit Hinterlegung Ihres individuellen Briefkopfes (u.a. Kündigungs- oder Änderungsanfrageschreiben aus dem Vertrag heraus)
• Ermöglichen der individuellen Workflowbearbeitung (inkl. Bearbeiterzuweisung, Mailbenachrichtigung, Dokumentation) der Vertragsdokumente via des "trimco-Workflowdesigner"-Moduls
• u.a. nutzbringende Detailfunktionen