trimco - Schlüs­sel­ver­wal­tung (SQL)

mit optionalem Rezertifizierungsmodul

für Banken & Sparkassen

Vorbei die Zeiten von Karteikarten oder Excel-Listen!

trimco - Schlüsselverwaltung (SQL) ist die benut­zer­freund­liche und sichere Kom­plet­tlösung zur Verwaltung Ihrer Schlüssel, Schlösser / Türen, Lieferanten, Schließ­anlagen und Zylinder sowie Ausgabe-, Rückgabe- und ggf. Weiter­gabe-Vor­gän­ge. Auf Basis der Daten können umfang­reiche Auswertungen erstellt werden.

Ein Inventurmodul zu turnusgemäßen Überprüfungen ist ebenfalls vorhanden.

Für die Übernahme der Daten von Alt­sys­temen gibt es mehrere Möglichkeiten des Imports.


Die vielseitigen Suchfunktionen ermöglichen es Ihnen, die Antworten auf alle Ihre Fragen rund um Ihre Schlüsselverwaltung in Sekunden zu finden!

Dank des übersichtlichen, strukturierten Aufbaus und einer intuitiven Benutzersteuerung wird Ihnen die Arbeit mit der Applikation trimco - Schlüsselverwaltung (SQL) in kürzester Zeit eine erhebliche Erleichterung verschaffen.


Leistungsmerkmale:

  • Erfassung von Schließanlagen/Geschäftsstellen u.a. mit Hinterlegung allgemeiner übertragbarer Lese- & Bearbeitungsberechtigungen
  • Erfassung von Schlössern/Türen mit Anschrift, Etage, Bereich / Abteilung (optional), Zylindernummer (optional)Erfassung von Lieferanten möglich
  • Schlüsselerfassung mit Bezeichnung, Nummer, Hersteller, Typ, Bestandsanzeige (Frei, Ausgegeben, Gesamt), Schloss-Zuordnungsdaten (mit Mehrfachzuordnung), Genehmigungspflicht, Verwahrort, u.a.
  • Buchung von Schlüssel-Zugängen und -Abgängen mit automatischer Bestandsfortschreibung
  • Übergabe-Funktionen für Schlüssel-Ausgabe, -Weiterabe & -Rücknahme mit Einzel-, Mehrfach-Schlüsselauswahl (auch Schlüsselbunde) und Ausdruck der Empfangs- oder Rückgabebestätigung
  • Durchführung von Schlüssel-Inventuren
  • Diverse Übersichten aktiver Schlüssel sowie der Übergabevorgänge
  • Verschiedene Auswertungsfunktionen (aktivierbarer Export zu Microsoft Excel)
  • Wählbare Vorgesetzten-Genehmigung für die Schlüsselausgabe global oder einzeln für Schlüssel
  • Individuelle Anpassung der Formulare und z.B. der Empfangsbestätigung auf Ihre hausinternen Bedürfnisse und Vorgaben möglich
  • Einfache Übertragung der Mitarbeiterdaten aus Ihrem Personal- und Organisationsverzeichnis in die jeweiligen Formulare per Mausklick
  • integrierbar Email-Erinnerungsfunktion für Schlüssel-Rückgabe-Termine
  • revisionssichere Historisierung aller Bearbeitungsschritte
  • flexible Anpassbarkeit der jeweiligen Prozessabläufe für Ausgabe, Rückgabe und Weitergabe über das integrierte "Workflow"-Modul


Erweiterung: "Rezertifizierungsmodul" für Banken & Sparkassen

Es gibt zwei Konfigurationsvarianten im Standard: "SOLL-IST-Vergleich" und "IST-Vergleich". Je nach Konfiguration werden turnusgemäß Rezertifizierungsdatensätze erstellt und an die vorgesehenen Bearbeiter (insb. Führungskräfte) zugewiesen. Die weitere Bearbeitung erfolgt gemäß Ihrer Prozesskonfiguration.
Für beide Varianten gibt es diverse Möglichkeiten der Individualisierung.

Ziel ist die Umsetzung der Vorgaben aus den Rundschreiben 10/2017 (BA) & 11/2021 (BA) der BaFin bzgl. der Anforderungen an die IT (BAIT & ZAIT) - insb. was Schlüssel, Zutrittsberechtigungen u.ä. angeht.


Beispiel: 

Wenn Max Mustermann aufgrund eines Abteilungswechsels nicht mehr berechtigt sein soll, den Serverraum zu schließen, wird dies im entsprechenden Schloss-/Raum-Formular hinterlegt bzw. alternativ ist auch die Hinterlegung einer Berechtigten-Gruppe möglich, zu der Max Mustermann ggf. zukünftig nicht mehr gehört.
(Spätestens) im nächstfolgenden Rezertifizierungsdurchlauf wird festgestellt, dass diesem noch ein Schlüssel mit entsprechender Schließungsberechtigung zugeteilt ist (IST). Aufgrund der festgestellten nicht mehr vorhandenen SOLL-Berechtigung wird die Führungskraft (Prüfer) diese Zuordnung nicht mehr genehmigen, wobei in dieser Situation einhergehend ein Schlüssel-Rückgabe-Erfordernis entsteht. Ein entspr. Rückgabevorgang kann direkt aus dem Formular initiiert werden. Max Mustermann muss den Schlüssel zurückgeben, was revisionssicher zu dokumentieren ist.
Der Rezertifizierungsprozess wird in der Standardvariante mit der Entscheidung der Führungskraft abgeschlossen. Andere individuelle Möglichkeiten der Prozessbearbeitung sind hier ebenfalls umsetzbar.


  • Rezertifizierungs-Prozess-Modul zur Prüfung und Bestätigung der Berechtigungen für Schlüssel (inkl. Varianten „SOLL-IST-Vergleich“ und „IST-Vergleich“)
  • Turnusgemäß automatische oder manuelle Erstellung & Zuweisung von Rezertifizierungsdatensätzen
  • Separate Übersichten für Prozessdatensätze inkl. jeweils Auswertungs-Infos
  • Mehrstufige Eskalationsfunktion im Zshg. mit geplanter Bearbeitungsdauer (vor & nach Ablauf)
  • Hinterlegung verschiedener Grundeinstellungen (Art der Rezertifizierungs-Prüfung, Starttermin, Turnus, nur genehmigungspflichtige Schlüssel, keine Archiv-Berücksichtigung, u.a.)
  • Hinterlegung von SOLL-Schließungsberechtigungen in Schloss-/Türdatensätzen
  • Revisionssichere Dokumentation / Historisierung aller Bearbeitungsschritte

 

Bildergalerie:

Schlüssel-Übersicht mit Auswahlmenü
Schlüssel-Übersicht mit Auswahlmenü
Formular "Schlüssel" inkl. diverser Datenerfassungs- / Zuordnungfunktionen
Formular "Schlüssel" inkl. diverser Datenerfassungs- / Zuordnungfunktionen
Formular "Ausgabe-Vorgang" (ähnlich auch bei Rückgabe- und ggf. Weitergabe-Vorgang)
Formular "Ausgabe-Vorgang" (ähnlich auch bei Rückgabe- und ggf. Weitergabe-Vorgang)
Schlüssel-Auswahldialog in Variante "Mehrfachzuordnung"
Schlüssel-Auswahldialog in Variante "Mehrfachzuordnung"
Workflowaktion für Mitarbeiter zur "Bestätigung der Schlüsselempfangs"
Workflowaktion für Mitarbeiter zur "Bestätigung der Schlüsselempfangs"
Ausdruck "Empfangsbestätigung" - z.Bsp. für externe Empfänger
Ausdruck "Empfangsbestätigung" - z.Bsp. für externe Empfänger
Übersicht verschiedener Vorgänge nach Status
Übersicht verschiedener Vorgänge nach Status
Formular "Schlüssel-Ausgabe"
Formular "Schlüssel-Ausgabe"
Übersicht "Ausgabezuordnungen aktiver Schlüssel"
Übersicht "Ausgabezuordnungen aktiver Schlüssel"
Formular "Schließanlage"
Formular "Schließanlage"
Formular "Schloss"
Formular "Schloss"
Formular "Inventur-Vorgang"
Formular "Inventur-Vorgang"
Formular "Rezertifizierung"
Formular "Rezertifizierung"
Übersicht "Rezertifizierungen"
Übersicht "Rezertifizierungen"
Workflow "Rezertifizierung"
Workflow "Rezertifizierung"


Infoblätter:

trimco-Schlüsselverwaltung SQL - Einblicke - 2024-04-22.pdf (1.69MB)
trimco-Schlüsselverwaltung SQL - Einblicke - 2024-04-22.pdf (1.69MB)
trimco-Schlüsselverwaltung SQL - Einblicke - Rezertifizierungsmodul - 2024-05-13.pdf (564.46KB)
trimco-Schlüsselverwaltung SQL - Einblicke - Rezertifizierungsmodul - 2024-05-13.pdf (564.46KB)

 

 

 

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