trimco - Gremienmanagement (SQL)
(vormals "trimco-Vorstandsbeschlüsse")
Sehen Sie Möglichkeiten die Organisation rund um das Beschlussmanagement in Ihrem Unternehmen zu verbessern?
Vielfach ergeben sich hier Potentiale bei der Bearbeitungsabfolge, der Prozessdokumentation, der Sitzungsplanung, dem einhergehenden Zeitmanagement, der Protokollerstellung & deren Verteilung oder bei der späteren Suche nach bestimmten Beschlüssen.
trimco-Gremienmanagement SQL besteht aus 3 Module:
- Beschlüsse/Beschlussvorlagen,
- Sitzungsplanung & Protokollierung und
- Aufgaben.
Im Basisumfang sind bereits drei Beschlussvorlagen-Formulare enthalten, welche durch verschiedene Konfigurationselemente oder auch programmierseitig (etwa durch weitere Erfassungs- oder Auswahl-Felder) frei angepasst und ggf. durch eigene Formulare (insg. max. 10) erweitert werden können.
Mittels der integrierten Workflowsteuerung werden die erforderlichen Bearbeitungs-, Prüf- und Genehmigungsprozesse gemäß Ihrer individuelle Erfordernisse gestaltet.
Bei der Nutzung werden alle Bearbeitungsschritte werden gemäß Ihrer Vorgaben revisionssicher protokolliert.
Bei der Planung von Gremiensitzungen (etwa Vorstandssitzungen, Verwaltungsrat, Aufsichtsrat, u.a.) können Beschlussvorlagen zur Liste der Tagesordnungspunkte (TOP) hinzugefügt werden. Ebenso können Beschlussvorlagen nacherfasst sowie sonstige Themen als weitere TOP aufgenommen werden.
Jedem TOP wird bei der Planung eine Uhrzeit oder Reihenfolgepunkt sowie ggf. weitere Teilnehmer aus den betroffenen Fachbereichen zugeordnet. Diese Teilnehmer werden (falls konfiguriert) via Benachrichtigungsemail inkl. Informationen zum TOP sowie einer Verknüpfung zum Sitzungs- oder TOP-/Protokoll-Formular informiert.
Während oder nach der jeweiligen Sitzung ist die Erstellung eines Gesamtprotokolls und der Einzelprotokolle zu den TOPs möglich. Über die Protokolle können bei Abschluss der Arbeiten alle Beteiligten automatisch per Email informiert werden.
Ausgehend von den Beschlüssen entstehen oder resultieren oftmals Aufgaben, die im Aufgaben-Modul entsprechend beschrieben, terminlich bzgl. der Umsetzung festgelegt und den jeweiligen Auftragnehmer/Bearbeiter zugewiesen werden. Nach deren Prüfung und bestätigung der Aufgabe erfolgt die Umsetzung der Arbeiten sowie zum Abschluss die Kontrolle des Auftraggebers. Verschiedene Varianten der Prozessbearbeitung sind hier je nach Erfordernis ebenfalls möglich.
Leistungsmerkmale:
- Anwendung mit verknüpften Modulen für „Beschlussvorlagen-Bearbeitung“ , „Planung und Protokollierung von Sitzungen“, "Aufgaben-Bearbeitung"
- Mehrstufiges Sicherheitskonzept für Lese- und Bearbeitungsberechtigungen auf verschiedenen Ebenen
- Drei voreingestellte Beschlussvorlage-Formulare: „Personal“, „Standard“ und „Freitext“, individuelle Anpassbarkeit der Formulare und Möglichkeit des Hinzufügens weiterer Beschlussvorlage-Formulare
- Nutzung verschiedener Standard-Ansichten getrennt nach Beschlussvorlagen/Beschlüssen, Sitzungen / Protokollen und Aufgaben
- Optionale Aufnahme individueller Ansichten als zusätzliche Menüpunkte
- Ggf. anonyme Bezugsinfos in Emails statt Beschluss-Titel, z.Bsp. bei Beschlüssen des Typs „Personalangelegenheiten“
- Umfangreich, frei anpassbare Prozessablauf-Konfigurationen („Workflowdefinitionen“) zur Bearbeitung, Prüfung und Genehmigung der jeweiligen Formulare (u.a. mit Hinterlegung der statusabhängigen Lese- & Bearbeitungsberechtigungen, Workflowaktions-Schaltflächen, Bestätigungsdialoge, Email-Benachrichtigungs- und Historisierungsfunktion u.v.a. Einstellungsmöglichkeiten) über das integrierte Workflow-Modul
- Anzeige aktuell relevanter Bearbeitungs- oder Informationsschaltflächen in Abhängigkeit von Status und
Benutzerberechtigung - Aktivierbare automatische Vergabe von Beschlussnummern
- Mehrstufig konfigurierbare Eskalationsmechanismen mit Emailbenachrichtigung der zuständigen Mitarbeiter
- Automatische Emailbenachrichtigung an alle Beteiligten & an „Verteiler“ nach Abschluss der Beschluss-Bearbeitung durch das Sekretariat
- Planung von Gremiensitzungen in Form von Tagesordnungspunkten auf Basis offener Beschlussvorlagen oder freier
Sitzungsinhalte, Zuordnung von „Gesamtteilnehmern“ sowie zusätzlichen „TOP-Teilnehmern“ mit Emailbenachrichtigungen, ggf. Zuordnung des Sitzungsraums - Erstellung eines Gesamtprotokolls zur Gremiensitzung sowie von Einzelprotokollen zu den Tagesordnungspunkten
- Sichere Historisierung aller Bearbeitungsschritte
- Viele weitere Detailfunktionen
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