trimco - Vertrags­ver­wal­tung

"trimco Vertragsverwaltung" ist die sichere und benutzer­freund­liche Lösung zur Ver­wal­tung all Ihrer Verträge.

Auf einen Blick wer­den Ihnen alle Verträge übersichtlich dar­ge­stellt. Sie sehen die wich­tigs­ten Termine, Fristen, Verant­wort­liche, ggf. Zah­lungs­beträge sowie weitere Daten. Sie können damit selbst Ihre unterschiedlichen Vertragsdaten (u.a. auch Lizenzen) verwalten und individuelle Felder für die jeweiligen Vertrags­arten (z.Bsp. Supportzeiten, Versicherungsselbst­behalt, Mietobjektflächen, Smartphone SIM-Karten-Nr., u.v.a.) und sogar ganze Formularerweiterungsbereiche (z.Bsp. für Datenschutzprüfung, MA-Risk-Relevanz, etc.) einbinden.

Ein Effekt Ihrer Arbeit: In Ihrem Unter­nehmen werden nie wieder Kündi­gungs­­termine vergessen! Einfach eine der ver­schie­denen Erinne­rungs­mög­lich­keiten im Vertrag aktivieren und die hinterlegten Vertragsverantwortlichen erhalten zum jeweiligen Zeitpunkt eine Benach­rich­tigung per Email.

 

Neben optionalen Erinnerungsmails können Wiedervorlagen ein­ge­stellt werden. Im Unterschied zu Erinnerungen müssen Wiedervorlagen abgearbeitet werden (Durchfüh­rungs­bestätigung). Ein Beispiel hierfür sind die regelmäßig durchzu­führenden Wartungsarbeiten, etwa der Filterwechsel bei der Klimaanlage, oder die Prüfarbeiten im Zusammenhang mit Ihrer Dienstleistersteuerung.

Bei Bedarf lässt sich das integrierte Workflowmodul zur Einbindung eines flexibel anpassbaren Prüf- und Genehmigungsprozesses aktivieren.


Leistungsmerkmale:

  • Übersichtliche Darstellung und Überblicke der Verträge im Unternehmen
  • Einbindung individueller Ansichten in die Menüstruktur
  • Nutzung von Vorlagen u.a. für individuelle Vertragsart-bezogene Felder
  • Flexible und detaillierte Hinterlegung der Vertrags- und Zahlungsdaten
  • Erfassung und Verwaltung von Lizenzverträgen möglich
  • Einstellung der Lese- & Bearbeitungsberechtigungen; Sekretariats-Funktion
  • Integrierte Automatik zur täglichen Aktualisierung der Vertragsdaten (Mindestlaufzeiten, Kündigungsfristen, Zahlungen, Erinnerungen, etc.)
  • Anhängen eingescannter Verträge (als Text, PDF, TIF, o.ä.) an die jeweiligen Vertragsdokumente
  • Einbindung verschiedener Erinnerungstermine zur automatischen Email-Benachrichtigung des Vertragsverantwortlichen vor z.B. der nächsten Zahlung, dem Vertragsende, dem Ende der Mindestlaufzeit oder der Kündigungsfrist
  • Erstellung von Wiedervorlagen, deren turnusgemäße Durchführungen bestätigt werden müssen
  • Erfassung von Aus- und Einzahlungen in Zahlungsdokumenten (automatische Erstellung einer Zahlungshistorie)
  • Zusammenfassungsfunktion für geleistete Zahlungen (Gesamtzeit & aktuelles Jahr) sowie noch anstehende Zahlungen für das aktuelle Jahr
  • Lückenlose Dokumentation der Dokumentbearbeitungen
  • Funktion "Vertragskopie" zur leichteren Erfassung gleichartiger Verträge
  • Korrespondenzfunktion mit Hinterlegung Ihres individuellen Briefkopfes (u.a. Kündigungs- oder Änderungsanfrageschreiben aus dem Vertrag heraus)
  • Ermöglichen der individuellen Workflowbearbeitung (inkl. Bearbeiterzuweisung, Mailbenachrichtigung, Dokumentation) der Vertragsdokumente via des "trimco-Workflowdesigner"-Moduls
  • u.a. nutzbringende Detailfunktionen

 


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